Wartungsvertrag

Campos bietet die Möglichkeit Wartungsverträge zu erfassen, zu terminieren, mit Equipments zu verknüpfen und auszuwerten.

Zum Öffnen des Menüs wählen Sie "Suchen > Wartungsverträge".

Alternativ können Sie das Menü auch direkt beim Attribut auf dem Equipment öffnen in dem Sie auf die Lupe klicken.

Im neuen Dialog haben Sie die Möglichkeit nach einem Vertrag zu suchen.

• Über "Öffnen", öffnen Sie einen bestehenden Wartungsvertrag. 
• Mit "Neu", können Sie einen neuen Vertrag erstellen. 
• Mit "Duplizieren", kopieren Sie einen bestehenden Vertrag. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie denselben Vertrag bei mehreren Gebäuden hinterlegen und das jeweilige Equipment zuweisen möchten. 
• Mit "Löschen", archivieren Sie einen überzähligen Vertrag. Der Button Bericht generiert eine Auswertung über alle aktiven Verträge.
  

Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, geben Sie diesem in einem ersten Schritt einen Namen, weisen den Vertragstyp sowie die Facility zu und bestätigen mit "Erstellen".

In einem zweiten Schritt erfassen Sie im neuen Dialog alle relevanten Vertragsinformationen.

Stammdaten

Im Register "Stammdaten" können Sie die Zuweisung zum Facility ändern bzw. erstellen. Ist ein Wartungsvertrag für mehrere Facilities gültig bleibt das Feld leer. Wenn ein Rahmenvertrag vorhanden ist, der grundlegende Vertragskonditionen mit dem Lieferanten definiert, dann weisen Sie den Objektvertrag (hier Wartungsvertrag) einem existierenden Rahmenvertrag zu. Alle anderen Felder füllen Sie gemäss den Informationen auf dem physischen vorhandenen Wartungsvertrag aus.

Zeitparameter

Im Register "Zeitparameter" können die zeitlichen Rahmenbedingungen vom Vertrag definiert werden:

• Vertragsbeginn: Start des Vertrag
• Vertragslaufzeit: Reguläres bzw. frühestmögliches Vertragsende
• Vertragsende: Max. Vertragslaufzeit, ab dann kann der Vertrag nicht mehr verlängert werden
  

Ein Vertag ist regulär gültig von "Vertragsbeginn" bis "Vertragslaufzeit". Anschliessend läuft er entweder aus oder wäre kündbar. In beiden Fällen wird eine E-Mail zur Prüfung an den Verantwortlichen ausgelöst. Damit diese rechtzeitig erfolgen kann, ist die "Vorlaufzeit" und "Kündigungsfrist" massgebend. Die Summe daraus ergibt den Zeitpunkt an welchem der Verantwortliche per E-Mail informiert wird.

Wurde eine automatische Verlängerung definiert, so läuft der Vertrag anschliessend um diese Zeit weiter und löst wiederum eine E-Mail aus. Dies so lange bis das Vertragsende erreicht wird. Ab diesem Zeitpunkt gilt der Vertrag als nicht mehr gültig und es werden keine E-Mails mehr verschickt. Wird kein Wert bei "Vertragsende" gesetzt gibt es kein Enddatum.

Die Benachrichtigungen für den Hinweis der möglichen Kündigung, werden entweder basierend auf dem "Datum des Vertragsbeginn" versendet oder jeweils Ende des Jahres.

Kostenparameter

Im Register "Kostenparameter" werden die finanziellen Kennzahlen erfasst.

Zuweisungen

Im Register "Zuweisungen" sehen Sie sämtliche Equipments, die mit dem Vertrag verknüpft sind. Von dort aus können Sie Berichte über die betroffenen Equipments generieren.

Sobald ein Vertrag erstellt wurde, können Sie diesen einem Equipment zuweisen. Wählen die dazu den Vertrag im Menü aus und betätigen Sie mit "Auswählen"...

...oder suchen Sie sich die Gruppe im Dropdown-Menü auf dem Equipment aus.

Tickets

Im Register "Tickets", erfassen Sie die Wartungsleistung als Aufgabe. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Tickets.

Dokumente

Weiter steht Ihnen das Register "Dokumente" zur Verfügung. Hier können Sie den gescannten Vertrag als Dokument ablegen. Wie das geht erfahren Sie unter Dokumente. Unten rechts können Sie jederzeit den Dialog wieder verlassen. Mit "OK" werden die Änderungen gespeichert und mit "Abbrechen" verworfen.